- Pubblicato il 27 aprile 2021
La tua tasca delle "carte importanti" inizia a traboccare o ti fa sembrare grande? Credi che forse sia ora di comportarti come un adulto responsabile anche se, messa così, suona come la cosa più noiosa del mondo?
Non preoccuparti, il mio pulcino è caduto dal nido, eccomi qui per aiutarti a spianare la strada tra le pecore polverose dei tuoi documenti amministrativi.
Suggerimenti per organizzare i tuoi documenti: sapere quali documenti sono "importanti"
Proprio come prima di imparare a correre, devi saper camminare, è meglio smistare le carte prima di metterle via . Ti suggerisco di iniziare con una pila "da tenere" e una "pila di cesti!" ".
Inutile, me lo dirai con la tua voce sicura, dato che hai già fatto questo smistamento in anticipo, mettendo con cura (hahaha) le suddette carte in tasca. Solo che non è come il congelatore, ma piuttosto come il frigorifero: dopo un po 'alcune cose sono obsolete ...
Ad esempio, se hai ancora la fotocopia della tua vecchia carta d'identità, quando nella foto avevi dodici anni e adesso sei un adulto, puoi buttarla, davvero.
Suggerimenti per organizzare i tuoi documenti: COSA CONSERVARE e PER QUANTO TEMPO?
I documenti importanti sono elencati sul sito web del servizio pubblico che specifica anche il periodo di conservazione legale relativo a ciascun documento (ad esempio per far valere i tuoi diritti) .
Detto questo, come affermato nella parte superiore della pagina, nulla ti impedisce di conservare i documenti più a lungo, e in alcuni casi sarebbe anche meglio.
- Ricevute di affitto : conservare le tue vecchie ricevute può essere un modo per rassicurare un potenziale proprietario sulla tua solvibilità, o almeno sulla tua affidabilità.
- Avvisi fiscali : mentre si tratta di passare a una detrazione fiscale alla fonte, conservare le tue vecchie dichiarazioni dei redditi può essere importante per ragioni contabili (e per inciso ti permetterà di vedere l'evoluzione del tuo imposta).
In generale, quando si tratta di soldi, è meglio tenere le carte troppo lunghe piuttosto che non abbastanza, in caso di glitch, errore di pagamento, ecc.
- Documenti riguardanti i tuoi animali domestici : conserva i documenti sanitari e, se del caso, l'identificazione del tuo animale, per tutta la vita del tuo compagno.
- Buste paga : sono ovviamente citate nel sito, ma non si può mai dirlo abbastanza spesso, E 'CAPITALE MANTENERE I TUOI PUNTI DI PAGAMENTO PER TUTTA LA VITA (compresi stage, programmi studio-lavoro, ecc. Perché anche questo conta ).
Raccoglitori, cartelle, divisori ... oi migliori consigli per organizzare i tuoi documenti
Ora, come ordinate le cose? Sicuramente non ti farà piacere ma le carte non si assottigliano nel tempo , anzi, hanno bisogno di molto spazio (come il tuo…).
Prima soluzione
Dedica loro un piano del tuo armadio in cui puoi mettere bidoni (no, non Danettes, leggi boudiou) o schedari. Tendo a pensare che il cestino sia una falsa soluzione di smistamento, quindi consiglio vivamente gli schedari , ma questa scelta è solo una mia decisione.
Seconda soluzione
Un cassetto con cartelle sospese , o la sua versione economica (nello spazio e in contanti): una cartella (il più delle volte sembra una cassa di metallo). Questa soluzione ha spesso il pregio di rendere le carte accessibili più velocemente (non è necessario avere bustine di plastica, sono sufficienti ad esempio i divisori).
Armi complementari (per pimpare il tuo sistema di archiviazione): cartone ma soprattutto bustine di plastica, divisori, segnalibri Post-It con colori ed etichette. L'obiettivo è definire un PICCOLO codice colore per semplificare il tuo compito.
Tranne che come ti conosco, non c'è bisogno di essere troppo complicato : rosso per i soldi da pagare (tasse, conti non pagati o errore bancario a tuo favore ...), punto.
Sì, vuol dire che un solo colore può bastare… per farti vedere, ma non lasciarti trasportare con il pretesto che i tuoi segnalibri sono davvero carini (sì, profuma di vissuto, è vero).
Alcuni maniacali consigli per riordinare le carte amministrative
Il passo successivo è la distribuzione effettiva (e quindi l'ordinamento). Ecco alcuni consigli per evitare di finire in un bordello senza nome !
Quando si nominano i raccoglitori o le cartelle sospese (# etichette), non creare una cartella "altri", "da ordinare", "in corso" .
Ti piaccio, sappiamo benissimo che prima o poi tutte le tue lettere finiranno lì, e che gradualmente prenderanno il posto delle tue ultime tasche " importanti " .
Rendi il più accessibili possibile i documenti ricorrenti che ti verranno spesso richiesti, ordinandoli in ordine cronologico e inserendo i più recenti all'inizio del raccoglitore o del fascicolo.
Idem per le diverse cartelle: i “diplomi” possono gentilmente andare ad aspettare nell'armadio, ci sono poche possibilità che questa cartella ti sia utile un giorno se sei un impiegato. Per cose ricorrenti, noiose, di solito sono cose di denaro : ricevute, fatture, entrate ...
Non aspettare. Veramente. Lo so, preferiresti buttare via la posta minacciosa che hai appena ricevuto in mezzo al resto mille volte come una rockstar. Ma le rockstar hanno agenti da ordinare per loro. Non tu. A meno che tu non abbia un gatto molto, molto ben addestrato.
Altrimenti aprire, leggere, riporre, direttamente alla reception . Di niente.
L'archiviazione digitale è il miglior sistema per archiviare i documenti?
Mentre la versione cartacea dei tuoi documenti si manterrà meglio al buio (il che può rovinare l'inchiostro e renderlo illeggibile), è buona norma scansionare i tuoi documenti importanti .
Non perché tutte le discoteche pubblicizzate ti apriranno improvvisamente le porte in cambio, ma piuttosto perché la carta può bruciare, volare via, scomparire, rovinare, cadere a pezzi (barrare non necessario) ...
E che devo ancora vedere un documento digitale farlo (tranne forse scomparire, e di nuovo).
Anche l'archiviazione di questi documenti scansionati è una buona domanda da porre, e lì dipenderà dal tuo budget!
Sistemi di archiviazione online per archiviare i tuoi documenti
Sono gratuiti ma pongono meno enfasi sulla sicurezza (segnala che dovrebbero memorizzare meno dati sensibili e che provengono principalmente dagli Stati Uniti). Tra questi ci sono Dropbox, Hubic, Google Drive e company!
La preoccupazione principale è che non sono destinati a questo uso, quindi è avvenuta rapidamente una maldestra manovra di rimozione.
Le casseforti digitali dal nome appropriato per conservare i tuoi documenti
Il principio è abbastanza semplice: i dati vengono criptati e molto spesso archiviati nel Cloud (su un server, quindi accessibile online a patto di avere gli identificativi). Essi, per contro, s e specializzati nell'area stoccaggio e la conservazione dei dati, tra cui sensibili.
Ma niente è gratis in questo mondo basso e dovrai mettere la mano in tasca per trarne vantaggio.
Guardando un po '(soprattutto dalla parte della tua banca, perché spesso offrono un servizio vantaggioso ai loro clienti • es wink wink), sarai comunque in grado di trovare casseforti digitali convenienti senza difficoltà ... soprattutto perché è necessario per tutta la vita è meglio.
Tuttavia, la stessa regola della carta: crea cartelle e sottocartelle per organizzare le tue scansioni , che sono preferibilmente le stesse che hai nell'armadio per risparmiare tempo quando cerchi un documento.
Dai, prendiamoci qualche ora e cominciamo, dopo ti sentirai meglio!
