Oggi, una parte importante della nostra comunicazione è scritta: SMS, WhatsApp, e-mail ...
Le parole che scegliamo, i nostri giri di parole o la nostra punteggiatura assumono un'importanza particolare: come scrivere quello che vogliamo dire? Come ricevere e interpretare ciò che dice l'altro?
Cortesia nelle e-mail, con geometria variabile
Nelle e-mail, abitudini e metodi possono differire notevolmente.
Alcuni scelgono un efficace (ma laconico) "ok" o "grazie" (mentre ti aspettavi una pioggia di gif scintillanti accompagnati da una dichiarazione d'amore), altri narrano la loro reazione in dettaglio, o anche optare per formalità ...
In un contesto professionale, i messaggi sono una questione delicata, persino spinosa. Il modo in cui scriviamo i nostri messaggi può stressare o minare i nostri partner e interlocutori?
Personalmente, lo ammetto, ho UNA svolta nell'orrore:
"Grazie per (facendo questo)".
Te lo giuro, quando ho letto questa frase, il mio cervello esplode! Ho la sensazione che il mio interlocutore mi chieda di fare qualcosa, con la possibilità di condiscendenza, senza alcuna gentilezza.
Un esperimento scientifico su email professionali
Ho pensato che potresti essere interessato a questo argomento, quindi ho cercato nella letteratura scientifica per vedere se qualcuno avesse esaminato questo problema di e-mail e la loro ricezione . La risposta è si !
Due ricercatori, YoungAh Park e Venera C. Haun, hanno studiato da vicino la questione dello stress sul lavoro, cosa lo crea o lo nutre e come riprendersi da esso.
I due specialisti hanno osservato i dati di 167 coppie, i cui due membri lavorano, in più occasioni, durante un'intera settimana: il venerdì prima della partenza per il weekend, il lunedì mattina successivo, in un altro momento della settimana ...
Gli scienziati hanno osservato in particolare le “inciviltà” ricevute via e-mail, cioè messaggi in cui il tono, il contenuto o il tempismo potrebbero generare stress.
Allo stesso tempo, chiedono ai partecipanti di valutare il loro livello di stress e di rispondere ad alcune domande aggiuntive.
Email maleducate, fonte di stress
Il risultato non è una sorpresa: le persone che ricevono diverse e-mail incivili riferiscono più tensione a fine giornata, più sintomi fisici di stress (emicranie, mal di schiena, ecc.) E più emozioni negative.
Fino ad allora, il risultato sembra ovvio! Ciò che può essere più sorprendente (però) è che queste e-mail (e lo stress che ne deriva) sembrano avere un impatto anche sul coinvolgimento lavorativo ...
Quando le persone ricevono email sgarbate durante la settimana, tendono a “ritirarsi” dal lavoro la settimana successiva, a prendere le distanze, a farsi coinvolgere un po 'meno.
Ed è normale! È un meccanismo per proteggere e conservare le nostre risorse.
Quindi questi risultati suggeriscono non solo le e-mail hanno un impatto sulla salute dei dipendenti, ma possono anche influenzare il funzionamento dell'azienda ...
Lo stress delle e-mail maleducate è contagioso
Un risultato finale dell'esperimento è ancora più sorprendente: i dipendenti che ricevono queste maledette email sembrano trasmettere il loro stress al partner… che, la settimana successiva, perde anche interesse per il proprio lavoro!
Se ricapitoliamo, le email canaglia o incivili hanno un effetto cumulativo: stressano i dipendenti E le loro famiglie, influenzano il lavoro del dipendente E quello del suo partner.
La questione delle email è quindi una questione cruciale!
Come scrivere email rispettose?
Mentre alcune inciviltà sono impegnate consapevolmente (MA PERCHÉ NOME?), Altre non sono intenzionali.
A volte basta una virgola, un punto esclamativo, goffi giri di parole perché il danno sia fatto, perché per iscritto l'altro non ha indizi non verbali per capire il tuo Messaggio…
Ad esempio, diciamo che una sera inviate al vostro supervisore una produzione che ha richiesto molto tempo ed energie, per ricevere in risposta un semplice "grazie".
È un conciso "grazie"? È un "grazie" che significa "ok ben accolto ma non ho ancora guardato"? È un "grazie" che indica che il tuo lavoro è apprezzato? La sfocatura è totale.
Mentre ti trovi faccia a faccia, gli indizi avrebbero potuto aiutarti a capire il messaggio: un sorriso, una postura, un gesto ...
Scrivi bene, si può imparare!
Cosa si può fare per garantire che scriviamo e-mail in modo civile e premuroso, prendendoci cura di noi stessi e del nostro destinatario?
La prima cosa che consiglierò al mondo intero, sarebbe, per quanto possibile e secondo il tuo desiderio, adottare la Comunicazione Non Violenta .
Se le circostanze lo consentono, puoi anche discutere l'argomento delle email con i tuoi superiori e colleghi: forse formalizzare un processo può aiutare?
Personalmente cerco di tenere a mente due passaggi!
Per le email educate devo essere a conoscenza del mio stato attuale
L'idea può sembrare ovvia, ma non è poi così tanto.
Quando scrivo un'e-mail, un messaggio di testo, una lettera, provo emozioni. Potrei essere arrabbiato perché ho dormito male, infastidito dal mio carico di lavoro o per una discussione con il mio partner ...
Essere consapevoli di queste emozioni può aiutarmi a prendere un po 'di distanza e non trasmetterle nella mia scrittura .
Faccio l'esempio precedente: sono stanco, ho lavorato molto e ricevo questo vago "grazie".
A prima vista sono seccato: mi chiedo se il mio lavoro sia stato visto, ho bisogno di avere un riscontro ... ma forse da parte sua il mio interlocutore dice davvero "grazie", con tutta gentilezza del mondo !
Per le email educate devo pensare a quello che voglio scrivere
Cosa intendi veramente? Che cosa è importante per il tuo destinatario sentire? Hai bisogno di fare una richiesta? Cosa vuoi che faccia il destinatario? Perché ?
Prendo il mio piccolo esempio. Quando ho inviato la mia famosa presentazione, ho scritto:
"Machin,
In allegato la presentazione per l'incontro del 23 agosto.
Distinti "
Non ho fatto la minima richiesta, non ho espresso alcuna necessità… Difficile, in questo caso, aspettarsi una reazione specifica dall'altro!
Se avessi voluto un reso, avrei potuto aggiungere:
“Devo assicurarmi che questo lavoro sia utile. La tua opinione è importante per me e il tuo feedback mi aiuterà a modificare il contenuto prodotto. Hai disponibilità al cambio? "
Non esitare a essere il più specifico possibile! Se hai una scadenza, puoi, ad esempio, menzionarla ("la riunione si tiene il 23, pensi di potermi rispondere al massimo entro il 20?").
Si noti che la formulazione interrogativa può essere particolarmente utile nella creazione di un ambiente di cura.
Invece di scrivere "grazie per aver fatto questo" un "pensi di poterlo fare?" "O semplicemente" puoi farlo, per un tale motivo, per un tale obiettivo? »Ti consente di dare libertà al tuo destinatario e non imporre un requisito. È prezioso!
E tu, come riesci a trasudare un po 'di gentilezza nelle tue email? Hai qualche consiglio? Per andare oltre, consiglio questo articolo di Science Daily (in inglese)!
